Duo gagnant pour l’intégration complète : ERP, GED

 

Aujourd’hui, l’apport d’une intégration complète de l’ERP et d’une gestion documentaire, via une plateforme collaborative, est devenu primordial pour une entreprise. Cette combinaison permet ainsi à l’utilisateur un accès complet à l’information et à ses usages.

Quelque soit l’application sur laquelle il travaille, l’utilisateur peut dorénavant consulter, manipuler ou collaborer sur un document dans un ERP, une messagerie, un outil bureautique et inversement. […]

 

La gestion documentaire (GED) recouvre les documents commerciaux, contractuels, informationnels, techniques ou de maintenance que nous pouvons retrouver dans le système d’information via les postes de travail. Toutes ces données participent à la vie de la société en la documentant. Mais la problématique pour les entreprises est que ces documents sont souvent dispersés dans les services et sont fortement déstructurés. C’est pourquoi en parallèle de son ERP, l’entreprise a également besoin de structurer ses documents en les plaçant et en les classant au même endroit. […]

Pour simplifier, il est nécessaire de mettre en place un véritable trio gagnant associant ERP, gestion documentaire et collaboration. […]

 

L’intégration du document à l’ERP

L’intégration complète de ces grandes forces et des outils qui les supportent dans un « stack » technologique unique est suffisante pour couvrir 100 % des besoins en particulier dans les PME.
Elle apporte une véritable cohérence, facilite les échanges, la communication et évite la redondance. […]

Autre point fort d’une solution intégrée, la traçabilité. Elle permet de sécuriser les processus de traitement du document et, dans un environnement où tout est connecté, de suivre et éventuellement retrouver tous les événements.

 

L’apport de valeur d’une intégration complète

Les entreprises qui ont déployé un ERP peuvent légitimement s’interroger sur la mise en place d’une GED. En réalité, la comparaison ne se justifie pas, car il ne faut que quelques jours pour installer une GED et pour s’y former. Seule la capacité à trouver les documents et à les structurer peut allonger la démarche. C’est pourquoi le déploiement d’une GED peut se dérouler avec souplesse et en plusieurs phases, sans qu’il soit nécessaire de créer toutes les librairies dès l’origine du projet. […] Quant à la sécurité de la donnée, elle est renforcée par la structuration de la GED, les métadonnées et les droits d’accès, avec des niveaux de sensibilité qui permettent également d’ouvrir et de maintenir sous contrôle tout ou partie de la base documentaire vers l’extérieur.
Au delà de ces démarches techniques, qui doivent se résoudre grâce à l’expertise du partenaire de l’entreprise en charge du dossier, l’apport de valeur de l’intégration de la GED à l’ERP est considérable […].

L’intégration complète de l’ERP et de la GED […] peuvent tout a fait répondre aux besoins d’une entreprise qui cherche à structurer son organisation. Les apports de valeur sont importants. Le moindre étant d’offrir la capacité de mettre fin à l’impression en donnant, à tout moment […], un accès ciblé et sécurisé aux contenus documentaires.
Une démarche qui peut également se déployer dans le cloud computing, et offrir à l’entreprise l’opportunité de basculer du Capex à l’Opex, c’est à dire de réduire drastiquement ses charges d’investissement grâce à l’utilisation du Cloud. En conclusion, le duo gagnant ERP et GED […] permettra aux entreprises de posséder une vraie démarche d’innovation tout en réduisant les coûts et en renforçant le service au client grâce à une simplification du processus de gestion documentaire.

 

Article du Journal du Net, Chronique de Christophe Tribouillard  Directeur Solution, Ad Ultima France, 18/11/14